22 september 2022

Kosten besparen door de kleine lettertjes van het contract te lezen

Wie denkt aan goed onderhandelen, denkt misschien vooral aan onderhandelen over de prijs van de transactie. En soms is het inderdaad niet meer dan dat. Maar is het echt zo eenvoudig? 

Ik schreef een eerder blogartikel waarin ik een aantal basisprincipes uit de doeken doe wanneer je onderhandelt, aan de hand van een simpele verkoop met een simpele prijs. 

Bij complexe transacties, of transacties met een grote financiële impact, zoals bouw-, vastgoed- of ondernemingszaken, wordt de kost van de transactie niet alleen bepaald door die ene prijs. Er zal hoogstwaarschijnlijk een contract worden opgesteld, of er zullen algemene voorwaarden worden toegepast. De kleine lettertjes, quoi, waarin alle verdere details worden uitgewerkt.

Het loont de moeite deze te doorworstelen, want er zijn tal van clausules die de totale kostprijs beïnvloeden, en waar je, als je een beetje slim onderhandelt, kunt besparen.

De verborgen kosten in een contract

Bij grotere of complexe overeenkomsten, zullen partijen al gauw de afspraken op papier zetten. Doorgaans doet één van beide partijen een voorstel, en bezorgt deze zijn ontwerpovereenkomst aan de andere partij. En daar begint het al. Wie niet vertrouwd is met juridische termen of het werken met overeenkomsten tout court, weet niet altijd waarop te letten, en waar de kansen liggen om te besparen.

Gezien ik zelf met mijn praktijk Strong Foundations focus op transacties met grote financiële impact, zoals bouw – en vastgoedtransacties, geef ik in dit artikel enkele voorbeelden waar je zelf op kan letten bij het sluiten van zulke contracten. De voorbeelden in dit artikel zijn natuurlijk maar exemplarisch. Bovendien hangt het onderhandelingsvoordeel af van de positie waarin je je bevindt. Als verkoper ga je natuurlijk niet mijn tips gebruiken om de verkoopprijs zoveel mogelijk naar beneden te krijgen .

Vooraf wel een disclaimer: over sommige dingen kan je niet onderhandelen omdat de wet het zo bepaald heeft

De wetgever heeft een goed hart: hij komt op voor de partij die in zijn ogen wat zwakker staat en bescherming nodig heeft. Daarom voorziet wetgeving soms zelf in grenzen aan hoever je in een onderhandeling kan gaan. Ik geef in dit artikel daarom tips en suggesties, maar het is belangrijk in het achterhoofd te houden dat je voor een concrete topic nakijkt of laat nakijken hoe ver je daadwerkelijk mag gaan! Het zou mij te ver leiden om voor elk voorbeeld hieronder alle wettelijke regels te vermelden, maar een gewaarschuwd onderhandelaar is er twee waard!

Waar liggen kansen om te besparen? Een (incomplete) lijst!

Hieronder geef ik een aantal voorbeelden van clausules waar je met meer aandacht naar kan kijken. Deze lijst heeft verre van de ambitie om compleet of allesomvattend te zijn, maar het geeft een beeld van waar de kansen om te besparen voor het grijpen liggen.

Prijsindexering

Contracten met een wat langere looptijd kunnen een indexeringsclausule bevatten. Daarin wordt vermeld dat de contractueel afgesproken prijs mee kan stijgen (of dalen) op basis van de evolutie van een bepaald indexcijfer in de loop van de tijd. Doorgaans wordt bepaald dat zulke indexatie één keer per jaar gebeurt, maar het kan zeker ook vaker. Bij sommige types van contracten is wettelijk bepaald welke index je moet gebruiken (bijvoorbeeld de gezondheidsindex bij woninghuur). Daarnaast is er ook een wettelijke bepaling waardoor meestal maar maximum 80% van de prijs mag mee fluctueren met de index. 

Ondanks de wettelijke grenzen die er kunnen zijn, is hier soms toch onderhandelingsmarge. Enkele voorbeelden: je kan overeenkomen gedurende een bepaalde periode de prijs niet te indexeren; je kan bepalen dat de index enkel wordt toegepast wanneer het indexcijfer is gestegen of juist enkel wanneer het is gedaald; je kan een algemeen prijsplafond bepalen; je kan bepalen voor welk percentage van de prijs een bepaalde index van toepassing is (bijvoorbeeld: op 60% van de prijs wordt indexcijfer X toegepast, en op 20% van de prijs wordt indexcijfer Y toegepast).

Prijsherziening

Contracten bevatten soms een clausule die bepaalt dat, indien een van de partijen geconfronteerd wordt met onverwachte en onvoorziene factoren die een impact hebben op de prijs, dit kan vertaald worden in een prijsaanpassing. Denk aan nieuwe overheidsmaatregelen zoals belastingen of nieuwe verplichte verzekeringen. Het is belangrijk dat je daar vooraf duidelijke afspraken over maakt in welk geval en onder welke voorwaarden dan tot een nieuwe prijs kan onderhandeld worden.

Waarborg of garantie

Bij sommige contracten wordt een waarborg of garantie gevraagd door één van of beide partijen om te verzekeren dat deze zijn verbintenissen nakomt. Soms is dit wettelijk vastgelegd (bijvoorbeeld bij woninghuur, of bij woningbouwcontracten onder de Wet Breyne), maar soms kan je wel degelijk onderhandelen over de grootte van de waarborg en de wijze waarop deze wordt gesteld. Misschien kom je zelfs overeen dat een waarborg eigenlijk niet nodig is, hoewel dat in het standaard contractdocument wel zo was opgenomen. Een directe besparing!

 Kostenverdelingen

Wie staat in voor welke kosten verbonden aan de uitvoering van het contract? Denk maar aan onderhoudskosten, kosten van schoonmaak, nutsvoorzieningen, normale herstellingen, buitengewone herstellingen, transportkosten, importkosten, bepaalde belastingen, heffingen of taksen, kosten voor werfvoorzieningen,….Denk verder dan de voorgestelde standaard tekst, maar check goed, post per post, hoe je dit concreet ziet, en schat ook in hoe groot deze kosten zullen zijn. 

Meer - en minwerken

Onder welke voorwaarden mag een aannemer meerwerken of minwerken uitvoeren ten opzichte van de oorspronkelijke bestelling? Mag hij zomaar meerwerken uitvoeren, of moet hij voor elk meerwerk toestemming vragen aan de bouwheer? Variaties kunnen afgesproken worden, zodat de bouwheer controle houdt over zijn budget, maar tegelijk de aannemer niet met handen en voeten gebonden is aan formaliteiten elke keer er een extra schroefje wordt gebruikt. Een voorbeeld kan zijn dat de aannemer schriftelijk akkoord moet vragen indien de meerwerken hoger zullen uitkomen dan 10% van de oorspronkelijke prijs van dat onderdeel van de werken.

Kosten voor wanneer zich iets onverwachts voordoet 

Risicoverdeling en verzekeringen

Vanaf wanneer loop je als partij risico’s bij het uitvoeren van het contract? Stel dat er werd overeengekomen dat je als bouwheer al de risico’s draagt voor verlies of diefstal van de materialen van zodra ze op je bouwplaats zijn geleverd, nog voordat ze zijn verwerkt in het gebouw, zijn betaald of opgeleverd. De dure materialen worden op een nacht dan helaas toch gestolen uit je tijdelijke magazijn… Extra kost! Je onderhandelt maar beter over het ogenblik tot wanneer of vanaf wanneer je de risico’s draagt

Uiteraard moet elke partij ervoor zorgen dat hij goed verzekerd is voor de risico’s die hij oploopt. Maar soms worden in contracten bepaalde verzekeringsverplichtingen opgelegd aan een partij, bovenop de wettelijk verplichte verzekeringen. Denk na: is deze verzekering wel nodig in deze transactie, voor welk bedrag moet er dekking zijn, kan dit misschien lager waardoor de premie lager is? 

Garantie

Consumenten hebben doorgaans recht op 2 jaar garantie ingeval van niet-conformiteit van een aangekocht consumptiegoed, met ruime mogelijkheden om deze niet-conformiteit te laten oplossen, zoals via kosteloze herstelling. Hoewel de wet 2 jaar garantie voorziet, hoeft niets je als consument tegen te houden om een langere garantie te onderhandelen met je tegenpartij. Sommige verkopers of leveranciers bieden bijvoorbeeld ook een langere garantie aan als je bij hen een ander product of dienst (zoals een onderhoudscontract) aankoopt, of een bescheiden bijkomende som betaalt (een bijkomende ‘commerciële’ garantie). 

In een relatie met een professional, is er geen wettelijk bepaalde – duidelijk in de tijd afgebakende – garantietermijn. Je kan vrij onderhandelen over de modaliteiten van de garantie: is het wisselstuk, de verplaatsingskost, de werkuren inbegrepen of niet? Wat is de duur ervan? 

Terzijde: ook als je niet onderhandelt, voorziet de wetgeving gelukkig wel in nog manieren om voor niet-conforme goederen een remedie te krijgen, maar daar ga ik hier niet verder op in. 

Opzeg – en verbrekingsvergoedingen

Kijk vergoedingen bij opzegging of verbreking van de overeenkomst kritisch na. Is het bijvoorbeeld wel nodig dat bij een vroegtijdige onderhoudscontract een opzegvergoeding van 6 maanden moet betaald worden? Wat is gepast, en realistisch?

Schadevergoedingen

Schadevergoedingen bij wanprestatie kunnen vooraf in het contract al worden vastgelegd, zoals bijvoorbeeld nalatigheidsinteresten op het factuur ingeval van laattijdige betaling door de klant of een boeteclausule wegens laattijdige oplevering door de aannemer. Denk na over dit bedrag: reflecteert het de reële schade wanneer het zich voordoet, en brei er misschien een limiet aan. Het is niet ongewoon om bijvoorbeeld bij boetes wegens laattijdige oplevering een algemeen maximum van 5 of 10% van de totale aannemingsprijs af te spreken als prijsplafond. Reken dat maximum ook eens uit!

Blijkbaar hangen contracten dus aaneen van de bepalingen met een impact op de prijs!?

Dat klopt! Moest het financiële niet zo’n rol spelen, zouden we ook minder snel de zaken op papier zetten natuurlijk. It’s all about the money indeed! 

Zelfs de clausules die niet meteen termen bevatten als prijs, prijsverhoging – of verlaging, boete, vergoeding, schade, aansprakelijkheid…spelen een rol in verwachte of onverwachte kosten. Ik denk bijvoorbeeld aan uitgebreide clausules rond veiligheidsmaatregelen op een werf. Uiteraard impliceert het een kostenplaatje als een partij zich er niet aan houdt, of erger, zich een ongeval voordoet.

Vaak is het zo dat een onderhandeling op een operationeel niveau start met een voorstel van voorwerp (= wie gaat wat doen), voor welke prijs. Gaandeweg worden dan de details ingevuld. In grote onderhandelingen breidt het contract dan als het ware als een inktvlek uit: van offerte naar contractvoorstel, naar bijlagen, naar lastenboeken en nog wat meer details. De juristen en onderhandelingsexperts worden er noodgedwongen bijgeroepen.

Het is belangrijk om de totaliteit van de overeenkomst steeds in het achterhoofd te houden. Waar het eerste voorstel op operationeel niveau nog heel aanlokkelijk klonk, kan het zijn dat een tijdje later, nadat alle kleine lettertjes zijn ingevuld, de totale deal niet meer zo aantrekkelijk is.

Een voorbeeld: Voor een aankoop van grote machines bezorgt fabrikant ABC een offerte met daarop de materialen en prijzen vermeld. De koper, XYZ, gaat akkoord met de offerte en stelt voor het akkoord te formaliseren in een contract. Partijen komen overeen dat zij een standaard modelovereenkomst  zullen gebruiken hiervoor. Naarmate deze overeenkomst door beide partijen wordt onderhandeld en aangevuld met de nodige concrete informatie, voegt fabrikant ABC steeds meer extra bijlagen en voorwaarden toe aan het contract: indien koper XYZ wil genieten van de garantie, zal de koper een bijkomend duur onderhoudscontract moeten sluiten; fabrikant ABC kan niet aansprakelijk gesteld worden voor een lijst van 2 bladzijden lang aan schadegevallen waardoor koper XYZ deze risico’s op zich moet nemen en zich dient bij te verzekeren; fabrikant ABC zal een deel van de machines moeten importeren vanuit India in plaats van uit de EU en daardoor zullen de transportkosten – en risico’s hoger liggen, en deze waren al ten laste van de koper XYZ gelegd enzovoort…

Aan het einde van de rit, wanneer het voor koper XYZ duidelijk wordt wat alle randvoorwaarden van de totale deal zijn, blijkt dat de kostprijs voor de machines heel anders ligt dan oorspronkelijk gedacht. 

Hoewel je je vragen kan stellen bij deze manier van zakendoen – je zou bij aanvang toch alle informatie moeten krijgen als koper – gebeurt dit vaker dan je zou denken. Of dit een bewuste strategie is van de fabrikant ABC kan je nog in het midden laten, al zou ik dit onder één van de vele dirty tricks van het onderhandelen kunnen klasseren. Het kan ook gewoon kwestie van voortschrijdend inzicht en voortschrijdend onderhandelen zijn. Het is de kunst om het totaaloverzicht te behouden. De aankoopverantwoordelijke van koper XYZ zal op zijn hoede moeten zijn en op tijd op de rem gaan staan!


Help! Dit vind ik als niet – expert toch wel erg riskant om goed te beoordelen!

Rustig blijven, diep ademen…met gezond verstand het contract doorlezen helpt je al een heel eind op weg. En vervolgens neem je bovenstaand lijstje erbij!

Ben jij leidinggevende, projectmanager, zelfstandige, en wil je sterker in je schoenen staan wanneer je onderhandelt of een contract nakijkt? Ik kan je helpen! 

Tijdens één-op-één onderhandelcoaching kijk ik samen met jou naar de verschillende clausules in de contracten die je op dat ogenblik dwarszitten, of maken we een battleplan op basis van de standaardcontracten van je eigen bedrijf. Zodat je weet waar je onderhandelingsgrenzen liggen en wat je van je tegenpartij kan verwachten.

Wie ben ik? Ik begeleid professionele en niet-professionele klanten bij hun transacties met grote financiële impact door onderhandelingsadvies, onderhandelcoaching, onderhandeling en bemiddeling, zodat zij de beste deals sluiten.


star
star

{{ quote_text }}

{{ name }}

Lees meer

Strong Foundations

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x